由取消人事档案管理费谈开去

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最近国家发改委要求全国各地最晚要在2016年1月1日前取消人事档案管理费,对于这个顺应民意的决定,我们当然拍手叫好,但与取消人事档案收费相比,人事档案管理制度和人事代理服务水平与目前社会发展严重脱节,这个问题更亟待解决。人事档案记载着一个人的学习经历、工作经历、政治面貌、奖惩记录等重要信息,但随着社会发展,人员流动性大,除了调干、升学、考取公职等情况需要动用人事档案外,大多数人的档案均处于长期休眠状态,人事档案应作为构成个人信用体系的重要部分,未能发挥应有作用,存档机构对人事档案只是起到保存职能,管理的职能并未充分体现。

沈阳作为辽宁省省会以及东北核心城市之一,大学毕业生以及灵活就业人员为数众多,除了政府部门、事业单位以及国企、院校等具备人事档案存档权限外,沈阳大多数企业都不具备人事档案管理权限,因此大部分企业职员和待业大学生的档案均由人才市场统一管理,目前沈阳的人才市场主要包括沈阳市就业和人才服务局、辽宁省高校就业指导中心、辽宁省就业和人才服务局以及各区的人才服务中心、针对外资企业的沈阳外国企业服务总公司等。人事档案管理费取消后会一定程度上降低企业人力资源管理成本和也为流动人员节省一笔不小的开支,但取消人事档案管理费能否出现服务质量下降等问题呢?现在还很难预测,即便目前在收取档案管理费的情况下,还经常遇到很多问题,比如:档案在调入或调出过程中才发现缺失必要材料而又很难补充;各个存档机构表格形式和要求标准不统一;档案邮寄速度慢;出现问题推卸责任等。网络时代,人事档案应全面数字化是大趋势,但取消人事档案费后,人事档案数字化进程是否放缓或停滞这个目前不好预测,人事档案代理机构应与存档人直接建立沟通机制,例如:当档案出现异常或需要更新档案内容时,应及时通过短信或邮件等形式通知存档人。存档机构相对于存档人来说,他们是专业的,就拿转正定级来说,这个是转档服务过程中经常遇到的问题,大学本科毕业存档满一年才可以办理转正定级,但很多大学生未存满一年也未办理报到证改派就把档案取走了,最终导致需要转正定级手续时无法补办,很多存档机构都未对当事人的这种情况在提档时给予充分告知和说明。

取消人事档案管理费是件好事,但并不意味着人事档案管理水平和服务质量就可以下降或停滞不前。应逐步将人事档案纳入个人信用体系,推行人事档案的全面数字化,消除信息孤岛。只有这样人事档案才能充分发挥应有职能,个人和企业也才能真正重视对人事档案的管理和维护,从而实现良性循环。