OA的协同化时代

本文首发于2008年第四期《互联网天地》杂志

     OA(Office Automation)作为组织内部事务处理以及网络办公的载体,已经得到越来越广泛的应用。公文流转、档案管理、内部邮件以及资源管理等组织事务目前仍是OA应用的重点,但是随着IM、网真、文档在线编辑等技术的异军突起,OA也逐步过渡到协同化时代。从字面理解“协同”应该是协助、共同参与的意思。
    OA从诞生到现在,大致经历了从文件数字化到工作流程数字化再到管理数字化的三个阶段,协同化OA是在保持OA原有的办公事务处理基础上,加强了资源作业能力和便捷性。协同化OA建立以人为中心的事件驱动,随着组织结构的日趋扁平化,一个用户在系统中要承担更多的角色,建立以人为中心的事件驱动模式,是协同OA的一个主要特征。
    通常完成一个项目需要多人共同协作,人与人之间通过完成项目的一系列事件而联系在一起。事件的发生的次序决定了系统内用户信息传递的流程。这样对于协同办公系统中的每个用户,登录系统都会获取一个实时的事件清单,用户只需对当前事件进行响应,简化了以往繁杂的处理过程。
    同时,协同化OA更注重于组织门户平台的整合,将OA系统产生的信息,按不同应用层次,划分为面向浏览用户的外部信息以及面向系统用户的内部信息,并通过统一的平台集成显示,通过办公系统与组织门户(PORTAL)的协同,解决了两者以往存在的信息孤岛问题,同时也降低了系统用户的工作量。
    协同化OA也为知识管理带来了便捷,处于知识经济时代,尤其对于知识密集型组织,对知识的挖掘、存储、应用与更新是特别重要的。协同OA通过架设一个开发、共享的知识平台,系统用户可随时将知识沉淀,并可随时调用知识库中的知识,形成经验类知识库、方法类知识库、专家库等等一系列知识体系。目前协同OA与ERP、CRM等应用软件的界限已经不是很明显,通过标准接口,OA系统导入应用程序输出的结果。
    尤其是目前SAAS模式得到越来越多用户认可的同时,协同OA将发挥各个应用系统之间数据通讯与交流的枢纽作用。OA的协同化是与技术发展密不可分的,在Google率先推出在线文档编辑与存储功能之后,微软也在近日推出了Office Live Workspace产品,虽然目前还不支持在线编辑,但用户可通过安装插件的方式将office文档上传到自己的Office Live Workspace网络空间。在线文档编辑与存储是促进OA协同化的关键技术。虽然目前市场上的OA产品基本都是B/S结构,但都还很难实现文档编辑与存储的无缝集成。Google和微软的先例给了国内OA厂商一个很好的借鉴。国家电子签名法的颁布,确立了电子文档的法律效力,此外,即时通讯、视频会议、网络传真、无线等技术的发展,也必将带动OA的进一步协同化与智能化。
    在看到OA软件协同化趋势的同时,国内OA市场却是不容乐观的,主要表现在国内的OA产品缺乏差异化,也缺乏统一的技术规范,另外IBM、微软、Oracle等国外巨头也逐步侵入国内的OA市场,本土的OA软件厂商应该未雨绸缪了。
    随着Web2.0的升温,其对OA产生的影响也将日趋明显,博客、Wiki、RSS定制、Ajax这些都是OA实现协调化的利器。当OA系统与Web2.0完全整合之时,也正是OA真正实现协同化之日。